Công việc vệ sinh văn phòng rất quan trọng giúp bạn duy trì không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng. Ngoài việc phải áp dụng quy trình vệ sinh văn phòng khoa học, chuyên nghiệp thì checklist vệ sinh văn phòng đóng vai trò khá quan trọng trong việc sắp xếp, điều phối và thực hiện công việc. Vậy checklist có những nội dung gì ? Vai trò cụ thể ra sao ? Cùng chúng mình tìm hiểu nhé !
Checklist công việc là gì ?
Checklist công việc là biểu mẫu có dạng bảng bao gồm các nội dung như số thứ tự, nội dung công việc, tiến độ làm việc, ghi chú, chữ ký người lập, thời gian,..Checklist được xem là ” kim chỉ nam ” cho mọi hoạt động vì nó được dùng để kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên thông qua việc rà soát tỉ mỉ các hạng mục được ghi trong checklist. Nếu công việc chưa được hoàn thành thì yêu cầu nhân viên tiếp tục thực hiện hoặc nếu xảy ra sai sót thì có thể khắc phục nhanh chóng.
Checklist công việc được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau từ môi trường văn phòng đến các công trình thi công, nhà máy xí nghiệp,..Tại mỗi nơi bảng checklist sẽ có sự điều chỉnh phù hợp với yêu cầu của ban quản lý.
Tác dụng của checklist vệ sinh văn phòng
Đối với nhân viên vệ sinh
Như đã chia sẽ bên trên checklist vệ sinh văn phòng giống như ” kim chỉ nam ” giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện công việc theo đúng trình tự đã liệt kê trong checklist. Điều này sẽ giúp nhân viên hạn chế tối đa việc bỏ sót công việc. Sự sắp xếp hợp lý của bảng checklist sẽ giúp cho công việc vệ sinh văn phòng trở nên đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra trong bảng checklist còn có phần chú thích, nhân viên vệ sinh có thể ghi chú những thông tin quan trọng hoặc đưa ra những đóng góp có ích cho việc cải tiến hiệu suất làm việc đến đơn vị quản lý.
Đối với đơn vị quản lý
Phân công và kiểm tra công việc là tác dụng của checklist vệ sinh văn phòng đối với cơ quan quản lý. Vì khi lập biểu mẫu checklist, người quản lý sẽ ước tính được khối lượng công việc cũng như thời gian để hoàn thành. Trên cơ sở đó sẽ tiến hành phân bổ nhân lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Và khi công việc phát sinh hoặc chưa đạt yêu cầu thì quản lý dễ dàng tìm ra nhân viên thực hiện để có biện pháp khắc phục tốt nhất.
Dựa vào checklist thì quản lý có thể đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và có sự điều chỉnh phù hợp. Hơn nữa, checklist còn được dùng để thu thập số liệu cho các cuộc nghiên cứu và báo cáo liên quan đến vấn đề vệ sinh văn phòng. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng đội ngũ nhân viên hùng mạnh.
Đối với khách hàng
Bỏ tiền để thuê dịch vụ vệ sinh thì khách hàng cũng cần nắm rõ các hạng mục vệ sinh đúng không nào. Checklist vệ sinh văn phòng sẽ giúp các bạn thực hiện điều đó thông qua đối chiếu với các nội dung công việc được liệt kê để kiểm tra chính xác và đánh giá chất lượng của dịch vụ dọn vệ sinh văn phòng. Nếu hài lòng thì các bạn có thể an tâm tin tưởng và tiếp tục sử dụng hoặc nếu có sai sót thì bàn bạc với đơn vị vệ sinh để đưa ra hướng giải quyết ổn thỏa nhất.
Bảng checklist vệ sinh văn phòng gồm có nội dung gì ?
Để có thể đảm bảo được hiệu quả công việc thông qua bảng checklist thì các nội dung phải được trình bày rõ ràng, sắp xếp bố cực hợp lý như sau:
- Tên phiếu kiểm tra: Có đầy đủ thông tin về khu vực cần được kiểm tra để giám sát viên dễ dàng đối chiếu, quản lý công việc.
- Số thứ tự: Biết được khối lượng công việc cần thực hiện để không bị thiếu sót
- Thời gian: Giờ, ngày và tháng năm thực hiện các công việc
- Các hạng mục vệ sinh văn phòng: Các công việc được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng
- Người thực hiện: Để biết được nhân viên nào được phân công thực hiện công việc này
- Người giám sát: Ai làm người thực hiểm kiểm tra để thuận tiện cho việc nghiệm thu, đánh giá sau này
- Tiến độ: Được thể hiện bằng việc đánh dấu vào các ô như dấu X nếu chưa làm và dấu √ nếu đã hoàn thành.
- Ghi chú: Ghi lại các thông tin cần thiết
Trên thực tế thì mỗi văn phòng sẽ có kết cấu và công năng riêng biệt nhưng sẽ bao gồm các khu vực như sảnh, phòng vệ sinh, phòng làm việc, hành lang, hầm đỗ xe,..Căn cứ vào những yếu tố đó cùng với yêu cầu của khác hàng để xây dựng biểu mẫu phù hợp.
Mẫu checklist vệ sinh văn phòng từng khu vực
Checklist khu vực văn phòng làm việc
Bảng checklist vệ sinh văn phòng khu vực làm việc cần thực hiện hạng mục sau đây:
- Vệ sinh sàn văn phòng: Hút bụi, quét dọn và lau sạch nền, đảm bảo sàn sạch bong, sáng bóng
- Lau khung và cửa kính mặt trong và mặt ngoài: Dùng cây lau kính và hóa chất tiến hành lau sạch kính, loại bỏ vết cặn canxi, vết bẩn bám trên kính.
- Thu gom rác và đổ rác: Thu gom rác có trong phòng bỏ vào thùng rác và đem đến nơi xử lý rác, thực hiện thay hết các túi rác.
- Lau chùi bàn làm việc và kệ tủ: Dùng khăn sạch lau bụi bẩn bám trên bàn và tủ kệ
- Vệ sinh WC: Lau chùi, vệ sinh toilet, lavobo, vòi sen và kệ đựng đồ,..
- Giặt ghế sofa, ghế văn phòng: Dùng máy hút bụi để loại bỏ bụi bẩn, tóc rụng, mảnh vụn thức ăn trên ghế, sau đó dùng máy giặt ghế tiến hành giặt sạch.
- Hút bụi và giặt thảm: Hút bụi trong các ngóc ngách, hầm tủ, bàn ghế và giặt thảm bằng phương pháp hơi nước nóng hoặc giặt bằng máy giặt thảm chuyên dụng.
- Lau vách ngăn, vách tường
- Phun xịt khử khuẩn theo yêu cầu hoặc xông tinh dầu tự nhiên.
Checklist khu vực văn ăn uống và nghỉ ngơi
Một số tòa nhà sẽ có riêng khu vực ăn uống, nghỉ ngơi cho cán bộ nhân viên, vệ sinh khu vực này giúp đảm bảo các vấn đề về sức khỏe và an toàn khi làm việc tại văn phòng. Checklist vệ sinh khu vực ăn uống và nghỉ ngơi ngoài quét dọn sàn, lau cửa kính, thu gom rác giống với khu vực làm việc thì sẽ bổ sung thêm các mục sau:
- Vệ sinh bàn ghế ăn uống:Lau dọn bàn ăn sạch sẽ, tẩy rửa các vết bẩn, vết loang
- Vệ sinh khu vực bếp: Lau chùi sạch sẽ bồn rửa chén, kệ bếp, tủ đựng,…để loại bỏ các vết dầu mỡ, vết ố, nấm mốc đen
- Vệ sinh nơi nghỉ ngơi: Bao gồm ghế sofa, giường,..Tiến hành hút bụi mọi ngóc ngách, quét dọn, lau sạch sàn
- Phun khử khuẩn theo yêu cầu để phòng tránh vi khuẩn, côn trùng gây hại.
Checklist khu vực Toilet
Toilet là nơi có nhiều vi khuẩn và thường xuyên có mùi, do đó cần được vệ sinh kỹ lưỡng. Vệ sinh khu vực nhà vệ sinh sẽ bao gồm những hạng mục sau đây:
- Lau dọn sàn toilet
- Vệ sinh bồn cầu: Dùng chất tẩy rửa chuyên dụng và bàn chải để vệ sinh bồn cầu
- Vệ sinh lavabo: Dùng miếng xốp, miếng bùi nhùi và hóa chất tẩy chà lên bề mặt bồn rửa, dùng nước xịt lên toàn bộ bề mặt để làm sạch vết bẩn.
- Vệ sinh vòi nước, vòi sen
- Vệ sinh gương soi bằng chất tẩy chuyên dụng để loại bỏ vết cặn, vết ố
- Thay giấy vệ sinh: Thêm xà phòng rửa tay, giấy vệ sinh mới
- Vệ sinh giá, kệ để đồ: Dùng khăn lau hoặc miếng bùi nhùi để làm sạch, lau lại với khăn khô
Mỗi toàn nhà văn phòng sẽ có kết cấu khác nhau, về cơ bản thì văn phòng sẽ có 3 khu vực như trên. Hương Giang Clean cũng đã chia sẽ đến các bạn checklist vệ sinh văn phòng để giúp theo dõi, điều phối công việc một cách hiệu quả. Hy vọng rằng thông tin trên sẽ giúp ích đến các bạn trong việc duy trình một không gian làm việc sạch sẽ, thoải mái.
Nếu cần thêm sự hỗ trợ nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng. Đây là những kênh mạng xã hội chúng tôi dùng để tiếp nhận thắc mắc của các bạn
- Fanpage: Vệ sinh công nghiệp Hương Giang
- Instagram: Hương Giang Clean
- Tiktok: Hương Giang Clean
