Quy trình vệ sinh văn phòng định kỳ
Vệ sinh văn phòng định kỳ có vai trò gì ?
Nhằm thúc đẩy hiệu quả làm việc, tăng doanh thu cho công ty, người quản lý thường chỉ tập trung vào các yếu tố đào tạo nhân viên, trang bị máy móc làm việc,..mà bỏ qua một yếu tố hết sức quan trọng, ảnh hưởng không hề nhỏ đến lợi ích của doanh nghiệp. Đo chính là vấn đề vệ sinh văn phòng. Vậy yếu tố có tác động như thế nào ? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.
- Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ: Thử hình dung xem một văn phòng mà không dọn dẹp vệ sinh định kỳ thì sẽ trông như thế nào ? Có phải là sẽ rất bừa bộn, lộn xộn đi kèm là mùi hôi khó chịu đúng không. Chưa kể văn phòng không dọn dẹp thường xuyên hoặc dọn dẹp qua loa thì sẽ tiềm ẩn những nguy cơ gây hại cho sức khỏe từ những vi khuẩn, vi rút sinh sôi trong các mảnh vụn, rác thải, bùn đất,..Vệ sinh văn phòng định kỳ sẽ giúp đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng đãng bảo vệ bạn và đồng nghiệp khỏi những mần bệnh.
- Tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, đối tác: Chúng ta chỉ tin vào những điều chúng ta thấy, do vậy khi đối tác hay khách hàng đột ngột đến thăm văn phòng nhưng lại chưa được vệ sinh sạch sẽ thì hậu quả sẽ ra sao đây ? Dù cho sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn có tốt đến đâu nhưng văn phòng lại rất lộn xộn, bốc mùi thì liệu khách hàng, đối tác còn có lòng tin với bạn ? Liệu rằng họ có dám ký kết hợp đồng nữa hay không ?
- Kích thích sự sáng tạo: Được làm việc trong một không gian sạch sẽ, gọn gàng sẽ giúp nhân viên an tâm về vấn đề sức khỏe và kích thích sự sáng tạo, đồng thời sẽ giúp cải thiện tinh thần làm việc tốt hơn. Từ đó giúp tăng doanh thu cho công ty.
- Tiết kiệm thời gian cho công việc: Thay vì yêu cầu nhân viên dọn dẹp vệ sinh sẽ làm tiêu tốn quỹ thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung, bạn có thể sử dụng dịch vụ vệ sinh văn phòng để giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo được hiệu quả cao. Chưa kể nếu bạn sử dụng dịch vụ vệ sinh định kỳ thì chi phí sẽ rẻ hơn rất nhiều. So với số tiền bạn bỏ ra thì bạn sẽ nhận được chất lượng gấp đôi.
Quy trình vệ sinh văn phòng
Để có thể thực hiện vệ sinh văn phòng một cách trơn tru hiệu quả, chúng tôi đã xây dựng nên quy trình vệ sinh văn phòng cực kỳ khoa học. Giúp chúng tôi theo dõi sát san công việc, tiến độ và nghiệm thu dễ dàng hơn. Quy trình vệ sinh được thực hiện như sau:
Khảo sát vệ sinh văn phòng
Đây là khâu quan trọng không thể lược bỏ trong quy trình vệ sinh văn phòng. Vì việc khảo sát giúp chúng tôi có cái nhìn tổng quát về nơi cần vệ sinh, đo lường khối lượng công việc, trao đổi với khách hàng về hiệu quả xử lý,..Từ đó đưa ra những phương án lựa chọn tối ưu. Những yếu tố được chúng tôi lưu ý khi khảo sát đó là:
- Vị trí: Văn phòng ở tầng trệt hay tầng cao, văn phòng cung đường lớn hay nhỏ,..Vì yếu tố này liên quan đến việc vận chuyển thiết bị máy móc để vệ sinh.
- Diện tích bao nhiêu: Đo lường diện tích giúp chúng tôi xác định được quy mô cần xử lý để sắp xếp nhân sự phù hợp
- Các hạng mục cần vệ sinh: Vệ sinh văn phòng có rất nhiều hạng mục từ giặt thảm văn phòng đến lau cửa kính,..hay tổng vệ sinh toàn bộ văn phòng. Xác định được khối lượng công việc để chúng tôi đưa ra tiến độ thi công dự kiến cũng như mức giá.
- Yêu cầu đặc biệt của khách hàng: Về mức độ hiệu quả sau xử lý, phương án thi công,..Chúng tôi sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, đưa ra phân tích và giải thích cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất.
Báo giá, gửi hợp đồng vệ sinh văn phòng
Sau khi đã khảo sát và trao đổi kỹ với khách hàng, Hương Giang Clean tiến hành xây dựng bảng giá và gửi thông tin chi tiết cho khách hàng. Khách đồng ý thì soạn hợp đồng và chốt lịch thi công gửi đến khách hàng.
Giai đoạn này được thực hiện ngay sau khi khảo sát xong, muộn nhất là sau một ngày. Trước đó nếu khách hàng muốn yêu cầu demo ( làm thử ) thì Hương Giang Clean sẽ cử nhân viên đến thực hiện vệ sinh tại một góc trong văn phòng. Trong quá trình gửi hợp đồng, nếu khách hàng yêu cầu bổ sung thêm hạng mục vệ sinh mới, chúng tôi sẽ tiến hành sửa đổi và gửi lại bảng hợp đồng mới nhất.
Chuẩn bị
Vệ sinh văn phòng có rất nhiều hạng mục, do vậy chúng tôi cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự cũng như máy móc thiết bị để đảm bảo quy trình vệ sinh văn phòng diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Máy móc bao gồm: máy hút bụi, máy chà sàn, máy thổi, máy giặt rèm, máy liên hợp
Thiết bị: Thang gấp chữ A, cây tăng, cây lau bụi, cây gạt nước dùng lau kính, chổi quét, khăn lau,..
Nhân sự: Tùy vào quy mô văn phòng cũng như hạng mục vệ sinh, chúng tôi sẽ sắp xếp khoảng 2 – 8 người để tiến hành công việc.
Thực hiện vệ sinh theo chỉ đạo của Hương Giang Clean
- Máy móc, thiết bị đã mang đến văn phòng đầy đủ
- Nhân viên vệ sinh có mặt đúng giờ
- Đặt biển cảnh báo thi công hoặc giăng giây tại khu vực đông người qua lại
- Giám sát viên phân công công việc cho từng đội và chịu trách nhiệm theo dõi, đốc thúc tiến độ
- Vệ sinh theo phương pháp cuốn chiếu, từng trên xuống dưới, từ trong ra ngoài, từ cao xuống thấp.
Nghiệm thu vệ sinh
Vừa rồi Hương Giang Clean đã chia sẽ đến các bạn thông tin về quy trình vệ sinh văn phòng hết sức chi tiết, rõ ràng. Mong rằng thông tin trên sẽ giúp các bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình dọn dẹp văn phòng, đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẽ. Nếu có thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ hotline 0923 867 876 hoặc Page vệ sinh công nghiệp Hương Giang để được tư vấn nhanh chóng.
